Je suis une fervente utilisatrice de Google Drive depuis… sa création, en 2004. C'est pour ça que je te parle aujourd'hui de Google Drive et non de One Drive ou Microsoft 365.
Les fonctions sont sensiblement les mêmes 😉, même si les étapes et les écrans seront différents.
Mise en situation :
Tu dois envoyer un gros fichier à une cliente ou une collaboratrice par courriel. Tu rédiges le courriel, joins le fichier en question et, quelques instants plus tard, tu reçois un courriel t'indiquant que le message que tu as envoyé n'a pas pu être livré parce qu'il est trop volumineux ou, même, tu reçois cette notification avant de pouvoir l'envoyer…
Est-ce que ça t'est déjà arrivé ?
Dans ce billet, je t'explique pourquoi ça arrive, mais aussi comment partager un fichier volumineux avec Google Drive.
Pourquoi les courriels ont-ils des limites de taille ?
La taille maximale des e-mails reçus est de 50 Mo si tu as une adresse Gmail et tu peux recevoir jusqu'à 500 pièces jointes par courriel, pourvu que la somme du poids de ces pièces jointes ne dépassent pas la limite de 50 Mo.
Pour ce qui est d'envoyer un courriel avec des pièces jointes, la limite est de 25 Mo.
Les services de courriels en ligne ont deux raisons principales pour lesquelles sont imposées ces limites.
Éviter que le chargement ou le téléchargement de fichiers ne prenne pas trop de temps. Dépendamment de ton service d'accès à internet, télécharger 1 fichier de 1 Mo peut prendre environ 14 secondes. Et, l'envoi de fichiers volumineux par courrier électronique peut prendre beaucoup de temps.
Cette limite de taille est aussi imposée pour te protéger. Car les fichiers volumineux peuvent contenir des virus et des logiciels malveillants qui pourraient infecter votre ordinateur lors du téléchargement. Face à ces risques, Gmail limite l'envoi et la réception de fichiers volumineux pour assurer la sécurité des utilisateurs. Cependant, il existe un moyen de contourner cette limite de taille 😈.
Sauvegarder un fichier sur Google Drive
Tu pourrais, bien sûr, compresser le fichier que tu veux envoyer par courriel, mais souvent les performances de compressions ne réduisent pas suffisamment la taille des fichiers 🫤. Ce que je recommande vraiment, c'est de sauvegarder ton fichier dans ton nuage Google qu'est Google Drive.
1. Version expresse : Sauvegarde automatique via un courriel Gmail
Depuis quelque temps, lorsque tu joins un fichier supérieur à 25 Mo à un courriel, Gmail le sauvegardera automatiquement dans ton Google Drive et insérera le lien du fichier dans ton courriel.
C'est pratique, mais, en même temps, ça ne l'est pas, puisque ton fichier ne sera pas classé dans un dossier spécifique de ton Drive et à un certain moment, ça devient difficile de s'y retrouver quand on a beaucoup de documents.
Je te propose donc de suivre les étapes qui suivent. C'est un peu plus long, mais c'est la meilleure manière de le faire, parce que tu ne veux pas toujours partager tes documents par courriel.
2. Version recommandée : Téléverser ton fichier sur Google Drive
Pour commencer, tu dois te rendre dans ton Google Drive. Je t'explique comment, étape par étape.
2.1. Se rendre sur ton Google Drive
Te rendre dans ton disque Google est assez simple, surtout si tu utilises Google Chrome pour naviguer sur internet.
À partir d'un nouvel écran de navigation, clique sur le petit damier composé de cercles 1 , à droite de ton écran et à gauche de ta photo de profil. Un petit menu s'affichera. Dans ce menu, clique sur le logo du Drive 2 (il se peut qu'il ne soit pas exactement au même endroit que sur l'image ci-dessous). Cherche le logo en triangle, tel qu'illustré ci-dessous.
Quand tu auras cliqué, un nouvel onglet s'ouvrira dans ton navigateur. Tu seras alors dans ton espace Google Drive 🤩. L'image ci-dessous est mon propre Google Drive. Il se peut que le tien ne contienne rien, si tu n'y as jamais rien déposé ou qu'il soit plus en fouillis que le mien 😉.
2.2. Téléverser un fichier dans ton Google Drive
Dans le menu de navigation en haut, à gauche, clique sur le rectangle +Nouveau .
Choisis l'option Téléversement de fichiers .
Une fenêtre plus petite s'ouvrira pour te permettre de choisir le fichier, sauvegardé dans ton ordi, que tu veux téléverser dans ton Drive. Repère et choisis le bon fichier ordinateur en cliquant une fois dessus.
Clique sur le bouton Ouvrir .
Ton fichier se téléversera dans ton Google Drive et tu pourras maintenant faire toutes les opérations ci-dessous pour le partager.
3. Partager ton fichier
Les fichiers que tu téléverses dans ton Google Drive ne sont accessibles que par toi, à moins que tu effectues les paramètres nécessaires sur le ou les fichiers que tu souhaites partager.
Ces paramètres te permettront de déterminer avec qui tu partages et ce que ces gens peuvent faire avec ce fichier partagé.
On y va 😃!
3.1. Repère ton fichier à partager dans l'écran Google Drive de ton navigateur et clique-droit dessus. Un sous-menu va s'afficher.
3.2. Dans le sous-menu qui s'affiche à droite, survole l'option Partager .
Cette option te mène à 2 autres options. Clique sur le 2ᵉ Partager. Une fenêtre s'ouvrira pour paramétrer à qui tu partages ainsi que les droits accordés à ces personnes.
Cette nouvelle fenêtre comporte plusieurs éléments de paramétrages différents, parce que, notamment, tu peux partager ton fichier avec des personnes spécifiques ou à toutes les personnes qui vont avoir le lien du document ainsi que les droits que tu donnes à ces personnes sur ton document. Allons-y pas à pas.
Inscris l'adresse courriel de la ou des personnes avec qui tu veux partager ton fichier dans l'espace 1 de l'image illustrant l'écran de partage.
Ce mode de partage est à privilégier si tu veux contrôler les gens qui ont accès à ton fichier. Si tu ne souhaites pas le faire, laisse l'espace en blanc.
La section 2 représente la personne qui est propriétaire du fichier. Dans l'image, c'est évidemment moi la propriétaire 😅. Il n'y a rien à y changer.
Si ce fichier t'avait été partagé par une autre personne, ce serait le nom de cette personne qui s'afficherait.
C'est la section 3 qui est vraiment intéressante dans cet écran. Tu peux laisser le choix présélectionné Tous les utilisateurs disposant du lien ou choisir de cliquer sur le petit triangle pointant vers le bas et choisir l'option Limité . Si tu fais ce choix, tu devras inscrire l'adresse courriel de la personne dans la case 1 ou encore devoir approuver chaque personne qui demandera accès au fichier (tu recevras une notification).
Honnêtement, je n'utilise jamais la fonction limité ou l'ajout de courriels dans la section 1 parce que lorsque je partage le lien d'un fichier, c'est soit parce que je le partage à tout le monde ou encore que je décide à qui j'envoie le lien du fichier. Ça m'évite ainsi d'approuver des demandes d'accès aux personnes dont le courriel n'a pas été inscrites à la section 1 .
À la section 4 , tu décides quels droits auront les personnes à qui le fichier a été partagé, sur ce fichier. Par défaut, le choix est lecteur , c'est-à-dire que les gens à qui tu as partagé le document ne pourront faire aucun changement dans le fichier. Si ces personnes le veulent, elles devront télécharger le fichier sur leur ordinateur. Je te recommande de toujours utiliser cette option.
Si tu travailles en équipe sur le fichier partagé, tu peux choisir de donner accès aux autres à ton fichier, comme Commentateur , ou Éditeur .
L'option Commentateur , comme son nom l'indique, permet aux personnes à qui tu as partagé ton fichier, de le commenter.
L'option Éditeur , quant à elle, permettra à cette personne de modifier le contenu du fichier sans commentaires. Par contre, tu recevras une notification lorsque les changements auront été faits. Cette option doit être réservée à des personnes à qui tu as une entière confiance ! Puisque toutes les modifications au fichier sont automatiquement sauvegardées lorsqu'elles sont faites directement sur Google Drive.
La meilleure option, selon moi, est de donner l'accès Lecteur à toutes les personnes à qui tu décides de partager ton fichier.
Pour terminer, clique sur le bouton Copier le lien 5 qui copiera directement le lien dans ton presse-papier. Tu n'auras plus qu'à coller ce lien dans ton courriel 🙂.
Finalement, clique sur le bouton Terminé .
Quand on lit le tutoriel, tout ça a l'air très long à faire 😳. Mais, crois-moi, avec la pratique, c'est très rapide et ça se fait en un tour de main 😉. Il faut juste en prendre l'habitude…
Et, souviens-toi, si tu n'as pas envie de passer par le long chemin, au moins pour les courriels, tu n'as qu'à joindre ton fichier lourd dans ton courriel Gmail et il sera automatiquement sauvegardé dans ton Google Drive 😉 (voir le point 1 de ce tutoriel).
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